プロフィール
写真右：株式会社リゾン 事業推進課 係長 駒木詩織
2011年株式会社リゾンに入社。
賃貸管理のメンテナンス・設備管理・解約精算等を行う部署に一般事務として配属され、約5年ほど従事。2度の産休・育休を経て、事業推進課に復職。2022年、創立65周年記念PJにて唯一の女性リーダーとなり、最優秀PJに選ばれる。2023年1月より、時短社員として2人目の管理職となる。
写真左：株式会社ニーリー 第一事業本部 ソリューション推進G リーダー 兼 クライアントサクセスG 白仁田真理
新卒でデジタルマーケティング会社に入社し、主にファッションブランドやコスメブランド等のソーシャルメディアマーケティングのプランニング・ディレクションに約3年ほど従事。その後、設立2年目のアパレルメーカーへ転職し自社EC立ち上げ、運用、広報、広告、営業活動など幅広い業務に従事し、2022年株式会社ニーリーに入社。
現在はPark Directを導入いただいている不動産管理会社様へ、さらにPark Directをご活用いただき業務効率化による売上拡大のご提案・運用サポートを実施。
駐車場管理は事務処理の多さと、ユーザー側の利便性の低さが課題
賃貸管理、新築分譲の建売り、注文住宅にも対応しているほか、コインパーキング運営も行う不動産管理会社です。おかげさまで今年の4月には創業67年目を迎えます。
創業当初から地域に根差したサービスを提供してきましたが、約10年ほど前に前会長が「当社は不動産会社ではなく、まちづくり会社になる」と宣言してから、ただ家を貸す、住宅を売るだけではなく、まちづくりのために必要なことは何か。そんな視点を持って、サービスを提供する会社になりました。
具体的には地域の方との継続的なコミュニティを創るさまざまな取り組みを行っております。例えば、子育て世代向けに「ライブリーサロン」という子どもを連れて遊びに来られる無料スペースを用意し、入居者様なら誰でも使用できるようにしています。
また、オーナー様の資産を次世代へ引き継いでいってもらうことを目的とした資産管理や一族の永続繁栄のお手伝いをしており、その中で最近では農地管理も始めました。歳を重ねて自ら耕すことは難しくなっても、畑や田んぼは残しておきたいと考えるオーナー様が実は多いんです。そこで、当社の社員が耕したり、ボランティアで作業してくれる人を募集したりしています。ボランティアの方も、シルバー人材や障害をお持ちの方など、地域に還元したいという思いのある方々に来ていただき、その多くが社会に活躍の場があることにやりがいを見出してくださっています。そこで育った作物は、地域の保育園やこども食堂に寄付するなど、地域に還元するような取り組みになっています。
駐車場の管理業務は事務処理も多く、特に契約にまつわる業務は店頭でしか対応できなかったため、現場担当者の時間が割かれていました。事務処理に時間が割かれるということは新たなチャレンジができないことを意味します。これは会社にとっても損失だと感じていました。
さらに、駐車場を借りるお客様にとっても、店頭でしか契約や解約をできないことは利便性が高いものではありません。当社の店舗が営業していない夜間は空き状況がわからないだけでなく、契約・解約のたびに店舗へ出向いていただく必要があったからです。
当社では5年ごとの節目に全社員参加型の社内プロジェクトを立ち上げており、65周年の時は私をリーダーとして働き方改革をテーマとしたプロジェクトが立ち上がりました。その取り組みの一環として、社員の業務負荷が大きい業務を効率化しようということになったんです。そこで工数のかかっていた駐車場管理について外部サービスを導入してみようとなりました。
当社の取締役である佐藤が元々ニーリーさんを知っていたこともあり、こちらからご相談しました。Park Directの導入によって、これまで店舗で行っていた駐車場管理業務をオンライン上で完結できるようになれば、我々と駐車場を探しているお客様の双方にとってメリットが大きいと考え、導入を決めました。
比較しました。そのうえでPark Directを選んだ理由は3つです。
1つ目は営業力です。当時担当営業の松本さんが何度もお電話いただくなど頻繁にコミュニケーションを取ってくださり、こちらのニーズや課題について正面から向き合ってくださいました。
2つ目は機能面。比較したサービスは、募集を止めたい場合は電話かメールでセンターに連絡する形式でしたが、そのスタイルではタイムラグが起きてしまいます。当社としては、オーナー様から要望があれば、すぐに応えたいと考えています。その点で、Park Directはリアルタイムに募集状況の切替ができるので、当社のスタイルに合っていると感じました。
3つ目は、プロダクトを自社開発されていることです。導入後もなるべく要望に応えてくれるサービスがいいなと考えていたので、当社の運用スタイルに合わせて機能をカスタマイズできることもあるとご提案いただけたことは、大きな決め手となりました。
現場スタッフの負担軽減に加え、集客面で昨年比150%増を実現
これまでは駐車場を借りたい方には店頭へお越しいただき、その場で地図を広げて、「◯◯駐車場の何番に空きがあり、月◯◯円です」という手作業でのやりとりを行っていました。Park Directの導入によって、オンライン上ですぐに確認できるようになり、駐車場を探している方にとっても効率的なだけではなく、我々の業務負荷も軽減されました。電話でお問い合わせをいただいても、「駐車場は空き情報も含めてPark Directで検索いただけます」とお応えできるので、現場からも負担が減って助かっているという声が集まっています。
また、集客面でもメリットを感じています。朝に出勤したら5件申し込みが入っていたこともありましたし、24年1月の申込件数は昨年比1.5倍でした。集客のために時間とお金をかけたわけではない中で、この数字はインパクトがあるものだと思います。
基幹システムとの連携をスムーズに進められた要因
当社では店頭で契約したお客様の情報を、基幹システムへ各担当が手入力を行い管理していたので、Park Direct上で契約をした駐車場との契約情報の連携は懸念点でした。また、オーナー様への送金管理は引き続き基幹システムで行っていく予定でしたので、きちんとミスなくデータ連携ができるかというところが一番の心配でした。
実際の導入にあたっては社内のシステム担当に動いてもらう必要がありました。本来ならまず当社から既存システムの設計や仕様についてまとめて、ニーリーさんに詳しくお伝えしなければならないところ、「こういうことですよね」と先回りして一緒に整理してくださいました。課題が発生した際も、問題点を整理した資料を送っていただき、社内の理解を得られるようサポートしてくださり本当に助かりました。結果的に基幹システムとも上手く連携することができました。
また、こちらが希望する機能がまだ搭載されていなかったとしても、「なんとかします」とおっしゃっていただき、本当に実現してくれたのは心強かったです。当初からニーリーさんの「開発力の高さ」は魅力的だと思っていましたが、期待以上でしたね。
━━ 実際にシステム連携するにあたり、どういった工程がありましたか。
自社のシステム開発部署でRPAのソフト開発をして、Park Direct上の契約情報を基幹システムに自動連携できるようにしました。これまで手入力していたものが自動連携できるようになったことで、駐車場管理の抜け漏れが無くなりました。
━━ 既契約切替についてもお聞かせください。新規だけではなく既存契約のPark Directへの切り替えも合わせて導入いただけた決め手は何でしょうか。
毎月約1,200件程ある、既存の駐車場契約更新にまつわる手続きがなくなるイメージができたことです。最近は人材不足で採用もなかなか厳しい中、今働いている従業員が長く働いてもらえるように、なるべく煩雑で作業的な業務は減らして、よりやりたい仕事をやる時間だとか、長期的にお客様と関わるような時間を持ちたいと思っていました。新規も既存も含めて管理している全台にPark Directを導入できれば、効率化により浮いた時間をより有効活用できるだろうと思えたことが決め手でした。
社内でも、約1万台の駐車場全台に対して「やるなら全部やった方が良い」という温度感でした。以前、駐車場管理に関しての制度をアップデートしようとした際に、まずは新規契約から導入して既存契約も次第に移行していくだろうと考えていたのですが、結果的に3割ほど新ルールが導入できなかったんです。その経験があったからこそ、Park Directに関しては新規・既存に関わらず最初から全台に導入しようという認識が社内にありました。
また、せっかく業務効率化を進めるなら、早い方が良いと考えました。早くやればやるほど、後からの影響が大きくなると思っています。今まさに切替作業の最中ですが、次の繁忙期には全てオンライン契約に切り替わっている状態になると良いですね。
━━ オーナー様へのご説明ではどのようなことを意識しましたか。
部屋探しと同じようにWeb上で駐車場を探せるようになる、ということをお伝えしました。部屋探しでは当たり前なのに、駐車場探しではできてないのはもったいないですよねという話をして、ご理解いただくことが多かったです。そして、あくまでも当社が新しいシステムを導入するだけで、オーナー様に対するサービスはこれまでと一切変わらないので安心してください、ということもお伝えしました。
「まちづくり」事業に注力する職場環境を整備
業務の効率化は引き続きどんどん進めて行きたいと思っています。今まで賃料の変更などオーナー様から要望のあったことをシステムへのメモで残していたのですが、データとして整備して人的ミスが発生しないようにするなど、時間を生み出せるよう効率化できる部分は解決していきたいです。
また、以前EVポートの設置について相談させていただいたことがあります。ニーリーさんも色々と取り組みされている分野ですし、当社としても地域に必要なものは取り入れていきたいと考えています。
ほかには、クーポンの発行や情報発信です。当社ではまだ入居者向けのアプリなどは導入していませんが、Park Directを通じて借主様と繋がることができているので、駐車場契約者向けに「駐車場しか借りてないのにこんなサービスも提供してくれるんだ」、「こんな情報も教えてくれるんだ」ということを形にしていきたいです。
━━ 冒頭で、御社は不動産会社ではなく「まちづくり会社」であるというお考えを伺いました。「まちづくり」という会社の方向性に、Park Directの導入がどのように影響するとお考えでしょうか。
土地のオーナー様への提案の際にPark Directの「空き待ち予約」のデータを活用したいですね。オーナー様が土地活用として駐車場も視野に入れているとして、これまでは近くに見込み顧客が何人くらいいるのか、どの地域にニーズが多いのかなど、データを活用した提案ができていませんでした。Park Directを使えば、「空き待ち予約」が多数入っている地域が分かり、駐車場のニーズが可視化できます。今後はニーリーのシステムを活用して根拠のある提案をスピーディーに行えるようになると思います。
また、当社にはコミュニティギャラリーがあり、地域の方にイベント開催のために使っていただくことも可能です。例えば、家を借りに来た人が絵画教室の先生だとしたら、ギャラリーで展覧会をしてもらっても良いわけです。地域のための防災ラジオ局も運営しているので宣伝してもらっても良い。業務の効率化や自動化で浮いた時間を使って、お客様にこのまちにずっと住みたいと思ってもらえるような付加価値を提供できることにも繋げていきたいと考えています。
━━ ニーリーの担当者についてはどのような印象をお持ちでしょうか。
白仁田さんを初め営業の方もみなさんすごく明るくて、最初の説明に来てくださった時も「一緒にやっていきましょう」と言ってくださったのが印象的でした。
本当に無理難題をお伝えしていると思いますが（笑）、真摯にこちらの要望を実現しようと動いていただいています。私たちの理解が浅いことでも「こういうことですよね」と一緒に整理してくださるなど、しっかり伴走していただいています。
そして、ニーリーさんのみなさんからはプロダクトへの自信と愛情を感じます。私たちも他社さんがPark Directを導入するとなれば自信を持っておすすめしており、先日も知り合いの不動産会社の役員に「Park Directは導入するべきです！」とお伝えしました。
━━ 推薦までしていただきありがとうございます。クライアント様のお声に応えていくことがニーリーの強みでもあるので、今後もぜひご要望とご意見をお願いします。最後に、これからのニーリーに期待したいことがあれば教えてください。
駐車場にとどまらず、いろんなサービスを開発し展開してほしいですね。地域を活性化させるようなことにも一緒に取り組んでいけたらなと思います。システムを導入したらそれで終わりという会社もある中で、ニーリーさんはたくさんの方が当社に関わってくださっていますし、今後も一緒に課題解決していけるようサポートをお願いしたいです。
